مرور کلی بر مدیریت پروژه آفیس Project server

توسط برنامه مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project server سازمان شما می تواند در برنامه های مرکب موجود در سراسر چرخه حیات پروژه نسبت به پروژه های قبلی مدیریت کاراتر اعمال کرده و محدوده کاری هماهنگ تری ایجاد کند. نرم افزار مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 برای قابل استفاده بودن توسط کاربران مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 و مایکروسافت آفیس Project Web Access , طراحی شده است.

قابلیت دید پیدا کنید:
قابلیت ردیابی بودجه Budget Tracking و قابلیت منابع مالی Cost Resource موجود در آفیس Project Web Access ,به شما اجازه می دهند پیگیری موثری داشته و دید مالی بهتری پیدا کنید.
قابلیت طرح پیشنهادی Proposal در آفیس Project Web Access , طرح ها و فعالیت ها را پیش از آنکه به تصویب پروژه برسند , مدیریت می کند.
قابلیت برنامه ریزی فعالیت ها Activity Plan در آفیس Project Web Access ,به اداره فعالیت های جاری بعد از اتمام پروژه , کمک می کند.

سرویس Reporting Data به کاربران اجازه می دهد تا بوسیله ابزارهای گزارش گیری متداول تجاری مثل پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 , براحتی گزارش تهیه کنند.

کاربران می توانند به آسانی توسط سرویس Cube Building داده ها را برای ساخت واحدهای داده ای تحلیل کننده اسناد , بجهت انجام تحلیل های پیچیده و گزارش گیریانتخاب کنند.

ایده جدید استفاده از Proposal به عنوان راهکاری برای ثبت و ضبط بهتر داده ها در چرخه حیات پروژه معرفی شده است.

شروع آسانتر:
برای پیگیری کارهای ساده از ابزار جدید لیست فعالیتهای پروژه Project Task List در تکنولوژی پرتال مایکروسافت ویندوز SharePoint services استفاده کرده , سپس آنها را به آفیس Project Web Access وارد کنید.
قابلیت Enterprise Template و قابلیت راهنمای پروژه Project Guide پروسه های قابل تکراری ایجاد می کنند که توسط آنها می توان بهترین تجارب را ضبط کرد.
از ابزارهای آشنا مثل مایکروسافت آفیس Outlook برای ثبت پیشرفت های حاصل شده و برای ایجاد گزارشات پویا از ابزارهای مایکروسافت آفیس Excel 2007 و مایکروسافت آفیس Visio Professional 2007 می توانید استفاده کنید.
Project Work Space یک مکان مرکزی را برای همکاری گروه ها در پروژه هایشان فراهم می کند.

آماده کردن سازمان:
توسط برنامه ریزی منابع Resource Plan در مورد تخصیص منابع سطح بالا برای پروژه های پیشنهاد شده , اطلاعات کسب کنید.
افراد بجز اختصاص دادن منابع , توانایی بروزرسانی وضعیت های کاری را بوسیله مزیت Assignment Owner دارند.
Timesheet ها دوره های مالی را پشتیبانی و تایید می کنند.
امکانات مالی جدید مثل کددهی هزینه ای Cost Code شما را قادر می سازد تا ساعاتی را که از آنها در پیشروی پروژه استفاده نکرده اید از دیگر ساعات کاری تفکیک کنید.
Active Cache انتقال داده از نرم افزار کنترل پروژه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project Server 2007 را امکان پذیر کرده و تجربه کاری offline بهتری را فراهم می کند.
سرویس Querying استفاده کنترل شده از منابع موجود در سرور را که به کارایی بهتر کاربران منجر می شود , فراهم می کند.
توسط برنامه ریزی سمت سرور Server-side Scheduling کاربران می توانند بدون نیاز به تغییر زمانبندی های پروسه هائی که در نرم افزار کنترل پروژه آفیس Project Professional 2007 ساخته بودند , رابط های کاربر وب سفارشی بسازند.
برنامه ها ,اعمال مدیریت آسان بر روی چندین پروژه فرعی بهمراه وابستگی های میان آنها , با یک شیوه هماهنگ را امکان پذیر می سازند.

قابل حمل بودن داده ها , به مدیریت و پیگیری وابستگی های میان پروژه کمک می کند.

معرفی پرتال مایکروسافت

همکاری، ارتباط و تکنولوژی پرتال در دهه اخیر پیشرفت چشمگیری داشته است. به لحاظ سرعت بسیار بالای شبکه های داخلی، اینترانت ها و اکسترانت ها ، دیگر فرقی نمی کند که شما به کامپیوتری در آنطرف اتاق خود وصل شوید یا در گوشه دیگری از دنیا. تکنولوژی های متصل کننده مانند X ML ، SOAP و .NET بستر جدیدی را برای ساخت نرم افزارهای اتوماسیون و یکپارچه ساز مهیا می کند. سازمانها از این امکانات به دست آمده استفاده می کنند که بهره وری پرسنل خود را افزایش دهند و با شرکا و مشتریان خود راحتر کار کنند. علاوه بر اینها لازم است که از این تکنولوزی ها استفاده کنند برای اینکه سرمایه گذاری که در نرم افزارهای فعلی خود کرده اند به هدر نرود. آنها نرم افزارهایی را لازم دارند که مدیریت و نگهداری سیستم خود را راحتتر کنند. پرتال Microsoft Office SharePoint™ Portal Server برای این موضوع طراحی شده است.
پرتال SharePoint Portal Server 2003 چیست؟
پرتال Microsoft Office SharePoint™ Portal Server یک محیط همکاری پرتال است که اطلاعات، تیمها و افراد را به هم متصل می کند.پرتال Microsoft Office SharePoint™ Portal Server بر اساس تکنولوژی Microsoft Windows® SharePoint Services ساخته شده است و سازمانها را قادر می سازد که فرایندهای داخل سازمان و نرم افزارها را با هم یکپارچه سازد ، همینطور که مجموعه کاملی از ابزار ارتباطی و بومی سازی را برای کاربر نهایی مهیا می سازد.پرتال SharePoint Portal Server 2003 قابل بزرگ شدن، قابل اعتماد، راحتی کار و راحتی مدیریت است.
قطعات تشکیل دهنده SharePoint Portal Server 2003
پرتال Microsoft Office SharePoint™ Portal Server بر اساس تکنولوژی Microsoft Windows® SharePoint Services ساخته شده است برای بوجود آوردن یک تجربه پرتال عالی! در واقع این دو تکنولوژی با هم پرتالی می سازند که برای سازمانها با هر اندازه ای کارایی دارند.
Windows SharePoint Services
Windows SharePoint Services موتوری است برای ساختن وب سایتهایی که به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری بروی اسناد در آنها انجام می گیرد و بهره وری افراد و کل تیم را افزایش می دهد. در واقع Windows SharePoint Services زیر ساختی است که در Microsoft Windows Server™ 2003 استفاده می شود.

امکانات Windows SharePoint Services از این قرار است:
بعنوان چهارچوبی برای توسعه نرم افزار ها استفاده می شود و امکانات تیمی زیادی به نرم افزارهای رومیزی اضافه می کند.

امکانات اصلی سایتهای SharePoint مانند لیستها، کتابخانه های اسناد، تقویم و یکپارچه سازی ارتباطات بصورت نزدیکی با نرم افزار Microsoft Office یکپارچه است.

ابزارهایی که اعضای تیم نیاز دارند برای اینکه راحت و با سرعت در محیط های همکاری تیمی کار کنند.

پرتال SharePoint Portal Server 2003
پرتال SharePoint Portal Server قابلیت ها ی SharePoint Service را افزایش می دهد با در اختیار گذاری ابزارهای مدیریتی بر سایتهای پرتال و با قابل سازی تیمها برا ی انتشار اطلاعات جمع آوری شده در کل سازمان.

علاوه بر اینها SharePoint Portal Server شما را قادر می سازد که :

اضافه کردن تمامی کلاسهای قابلیت های اضافی برای سازمان، ارتباط مردمی، تیمها و دانش در میان فرایندهای سازمانی
یکپارچه سازی اطلاعات از سیستم های مختلف در راه حل واحد با گزینه های پیاده سازی انعطاف پذیر و ابزارهای مدیریتی
راحت کردن ارتباطات افراد بوسیله قابل سازی کارکنان اطلاعات برای پیدا کردن و تحت تاثیر قراردادن افراد، اطلاعات و سایتها در میان سازمان.
ارائه مطالب خاص هر شخص بوسیله هدف قراردادن شنوندگان توسط بومی سازی و ابزارات تنظیم کننده.


نگاهی اجمالی به پرتال SharePoint Portal Server 2003

پرتال SharePoint Portal Server 2003 یک محیط خاص و قدرتمند پرتال مهیا می سازد که سازمان های بزرگ را قادر می سازد که اطلاعات جاری سازمان خود را به طریقی کارا تر مورد استفاده قرار دهند و به کارکنان این سازمانها کمک می کند که به طریق موثرتری با مشتریان و شرکای تجاری سازمان در ارتباط باشند. در واقع، پرتال SharePoint Portal Server 2003 یک چهارچوب مطمئن است که به سازمانها کمک می کند تا :

اطلاعات را به کار گیرند.
افراد و محل کار را به هم متصل کنند
اطلاعات خاص افراد و گروهها را به آنها ارائه دهند

قابلیت اعتماد و حجم پذیری
پرتال SharePoint Portal Server 2003 ابزارهایی را در اختیار شما قرار می دهد تا براحتی بتوانید پرتال خود را مدیریت و پیاده سازی کنید. مدیران سیستم از پرتال SharePoint Portal Server 2003 استفاده می کنند برای اتصال و مدیریت منابع محتوایی. علاوه بر این، مدیران سیستم می توانند از رابط مدیریتی SharePoint Portal Server 2003 برای مدیریت، پایش و پیاده سازی سایتهای پرتال استفاده کنند، بنابراین سازمان شما قادر خواهد بود تا سریع و کارا حرکت خود را به سوی پیشرفت ادامه دهد.

SharePoint Portal Server 2003 نیازهای سازمان را در هر اندازه ای که باشد می پوشاند و راه حلی برای نیازهای رو به رشد سازمان از طریق سرویس های موجود در پرتال های ایمن می یابد.

SharePoint Portal Server 2003 از یک معماری پخش شده بر اساس Windows Server 2003 و Microsoft SQL Server 2000 استفاده می کند. شما می توانید سرورهای SharePoint Portal Server 2003 به صورت خوشه ای در شبکه قرار دهید تا درصد حاضربودن بیشتری داشته باشید. در واقع اگر که سروری خراب شد، کاربران بدون وقفه کار خود را بروی اطلاعات، اسناد و نرم افزارها انجام می دهند. Network Load Balancing بار پردازشی را در میان سرور ها پخش می کند که باعث می شود سرویس مطمئنی در مواقع اوج ترافیک به کاربران بدهیم. SharePoint Portal Server 2003 از مدل امنیتی سرورهای ویندوز برای حفاظت اطلاعات استفاده می کند.



اطلاعات کارا
SharePoint Portal Server 2003 به شما کمک می کند تا از اطلاعات خود استفاده مفید کنید. اکثر سازمانها اطلاعات ارزشمندی دارند که در فرمت ها و جاهای مختلفی ذخیره شده اند مانند فایل های به اشتراک گذارده شده، وب سایت ها، پایگاههای اطلاعاتی و نرم افزارهای کاربردی سازمان. بهم متصل کردن اطلاعات پخش شده در سازمان، باعث می شود که براحتی بتوان اطلاعات را پیدا نمود. SharePoint Portal Server 2003 یک پرتال واحد برای اطلاعات و داده های شما مهیا می کند و به شما کمک می کند تا اطلاعا ت کارا و بهره وری داشته باشید.

SharePoint Portal Server 2003 یک سیستم ایندکس و جستجوی قدرتمند است که از منابع مختلفی اطلاعات خود را می گیرد. علاوه بر آن، شما می توانید اطلاعات خود را در سرفصلهای مختلف سازماندهی کنید تا جواب های جستجوی دقیق تری بگیرید.

همینطور شما می توانید نرم افزارهای سازمان خود را با SharePoint Portal Server 2003 یکپارچه کنید تا نرم افزارهای ارتباط مشتری را در پرتال خود داشته باشید. قابلیت Single sign-on دسترسی به این نرم افزارها را بسیار راحت می کند و کارمندان شما قادر خواهند بود که بصورت کاراتری از اطلاعاتی که درون سازمان شما وجود دارد استفاده کنند. Web Part ها یک دید محلی سازی شده از اطلاعات را به شما نمایش می دهند و شما می توانید از ابزارهای آنالیزی که با آنها آشنایی دارید استفاده کنید. بنابراین با استفاده از ابزارهای پیشرفته ای که SharePoint Portal Server 2003 در اختیار شما قرار می دهد، شما وقت بیشتری برای تمرکز بروی کار خود دارید و موثرتر خواهید بود.
اتصال افراد و محیط کار
هیچ کسی بطور ایزوله کار نمی کند. پیدا کردن اطلاعات و بهترین روشها شروع خوبی است، اما لازم است که شما اطلاعات خود را به اشتراک بگذارید و با بقیه اعضای تیم همکاری کنید تا اینکه به خواسته های تجاری خود برسید. SharePoint Portal Server 2003 بر پایه Windows SharePoint Services ساخته شده است با مهیا سازی دایرکتوری سایتها برای کلی سازی، سازماندهی و ساختن سایتها در سازمان توسط راه حل پرتال واقعی برای سازمان شما. تیم ها قابلیت این را دارند که محتوای جدید به سایتها اضافه کنند تا کمک کنند که دانش و تجربه برای آینده ذخیره شود.

SharePoint Portal Server 2003 قابلیت همکاری بروی اسناد را ارتقا می دهد و قابلیت های انتشار مطالبی که با Windows SharePoint Service می آید، مانند ساختن محیط های کاری که برای اعضای تیم قابل دسترسی است بهبود می پذیرد. این معماری قابل بسط یافتن است، به این معنی که شما می توانید براحتی راه حل خاص سازمان خود را بسازید.
هدف گذاری اطلاعات
با حجم اطلاعات وسیعی که امروزه در سازمانها وجود دارد، مشخص کردن و تحویل دادن اطلاعات به کاربر و گروه مناسب یک چالش اساسی است. اغلب، اطلاعات مهم در ایمیل ها و نرم افزارهای سازمان قابل اغماض قرار می گیرد. SharePoint Portal Server 2003 داده ها، اطلاعات و دانش را با هم در اختیار شما قرار می دهد تا بتوانید پرتال خود را محلی کنید تا اینکه اطلاعات، اخبار و نرم افزار های مناسب را در اختیار کاربران با توجه به اینکه چه کسی هستند و چه کاری می خواهند انجام دهند قرار دهیم.

علاوه بر این شما می توانید SharePoint Portal Server 2003 بومی کنید توسط قابلیت "My Site" . یک "My Site" در واقع پرتال شخصی است با اخبار، پیوندها، اسناد، نرم افزارها و لیست های دیگر اطلاعاتی که برای شما اهمیت دارند. "My Site" شما یک دید عمومی دارد برای به اشتراک گذاری کارها با همکاران.

سازمانها همینطور می توانند اطلاعات، اخبار و نرم افزارهای مناسب با شنوندگان ارائه دهند. هدف قراردادن شنوندگان به شما کمک می کند تا سطح کلی ارتباط را و آگاهی را در سازمان خود گسترش دهید.

قابلیت های SharePoint Portal Server 2003
SharePoint Portal Server 2003 قابلیت های متفاوتی دارد برای کمک به سازمانها در جهت اتصال افراد، اطلاعات و کارایی ها. این قابلیت ها را می توان در این قسمتها خلاصه کرد:

سایت پرتال

افراد
جستجو و آگاهی

یکپارچه سازی نرم افزارها و قابلیت بسط پذیری


سایت پرتال
SharePoint Portal Server 2003 صفحات پرتال چند قابلیتی بوسیله یکی سازی و بهبود قابلیت های Windows SharePoint Service می سازد و افزایش کارایی و کنترل های مدیریتی سایت های SharePoint .

ارائه هوش تجاری توسط پرتال Office SharePoint Server 2007

هوش تجاری(BI) در پرتال Office SharePoint Server 2007 دستیابی و تحلیل اطلاعات در هرلحظه و هرجا را برای تصمیم گیرندگان آسان کرده است. شما می توانید از آخرین و تازه ترین اطلاعات کاری پرسنل ,در هر جائی که کار می کنند, همکاری می کنند و تصمیمی می گیرند خواه پشت میزکارشان باشند و یا بر روی وب مطلع شوید. در حال حاضر, در یک راستا قرارگرفتن اهداف کارمندان با اهداف شرکت, به سادگی ایجاد یک فایل صفحه گسترده و یا گزارش است.
هوش تجاری مبتنی بر برنامه مایکروسافت اکسل:
سرویس های اکسل بخشی از برنامه پرتال Office SharePoint Server 2007 اند که با پذیرفتن اشتراک به صورت گسترده, آسان نمودن قابلیت اداره و امنیت, قابلیت استفاده مجدد از مدل های صفحات گسترده, محاسبات توانمند مبتنی بر سرور و واسط های کاربری مبتنی بر وب, قابلیت های برنامه مایکروسافت اکسل 2007 را گسترش داده اند.
با بکارگیری سرویس های اکسل شما می توانید:
دسترسی و قابلیت استفاده از صفحات گسترده را از طریق تلفیق صفحات گسترده تعاملی با پورتال های هوش تجاری, dashboard ها و scorecard ها , گسترش دهید.
از اطلاعات محرمانه محافظت کنید و یک نسخه صحیح از آن را در سرور نگهداری کنید.
این تصویر دقیقا نشان دهنده یک صفحه کاری برنامه اکسل آفیس 2007 است که مستقیما از برنامه اکسل, در کتابخانه های اسناد sharePoint ذخیره شده است. هزینه های پیشرفت را کم کرده و راه رسیدن به بازار را ,با استفاده از وب سرویس هائی که دسترسی به مدل ها و داده های موجود در صفحات گسترده را امکان پذیر کرده اند, اصلاح کنید. از کتابخانه های وابسته به داده ها استفاده کرده و از این طریق یک راه آسان برای کاربران که به آنان در به اشتراک گذاشتن, مدیریت کردن و کشف رابطه انبارهای اطلاعاتی خارجی بدون نیاز به داشتن اطلاعات ریز تکنیکی, کمک می کند, فراهم کنید

Dashboard ها و مرکز گزارش:
Dashboard های هوش تجاری تعاملی و غنی ایجاد کنید که با استفاده از Web Part های تعبیه شده, اطلاعات تجاری را از منابع مختلف جمع آوری کرده و به معرض نمایش می گذارند.توسط این Web Part ها که شامل نشان کارایی اصلی (KPI) , صفحات گسترده آفیس اکسل 2007 , سرویس های گزارش گیری برنامه مایکروسافت SQL Server 2005 و مجموعه ای از Web Part های متصل با داده های تجاری که توسط آنها می توان اطلاعات تجاری موجود در برنامه های کاربردی سمت سرور را می توان مجسم کرد.

پیگیری تغییرات مهم توسط هشدارها(alert) و RSS

در این مقاله به بررسی دو قابلیت هشدار(alert) و RSS در سیستم Sharepoint می پردازیم.

هشدارها(alert) و (Really Simple Syndication(RSS دو سرویس هستند که شما را در جریان آخرین اطلاعات و تغییرات مندرجات قرار داده و نیاز اعضای گروه به جستجوی اطلاعات جدید را کاهش می دهند.
اگر چه می توان توسط هشدارها(alert) و RSS کاربران را نسبت به تغییرات سایت به روز نگاه داشت, اما چگونگی دریافت اطلاعات از هر سرویس متفاوت از سرویس دیگر است.
هشدارها(alert) اطلاعات را از طریق پست الکترونیک (email) ارسال می کند, البته منوط به اینکه سرویس دهنده (server) شما برای ارسال پست الکترونیک تنظیم شده باشد.
تکنولوژی RSS اطلاعات را از طریق RSS Feed ها که خود توسط feed های دیگر سایت ها مثل اخبار و سایت های وبلاگ(blog) جمع آوری شده اند, به اطلاع کاربران می رساند
برای خواندن و جمع آوری RSS Feed ها چندین برنامه مختلف, مثل برنامه مایکروسافت آفیس اوت لوک 2007 و ویندوز اینترنت اکسپلورر (IE) نسخه 7 وجود دارد.

تیم بازاریابی از هر دو سرویس های هشدارها(alert) و RSS Feed ها استفاده می کند. تیم بازاریابی برای پیگیری اخبار (Announcement) ی که برای گروه جذابیت دارد از هشدارها(alert) استفاده می کند, آن ها برای جمع آوری اطلاعات جدیدی که کاربران می توانند با استفاده از مرورگرهای وب (web browser) به آن ها دسترسی پیدا کنند, از RSS Feed ها استفاده می کنند.

کاربرد هشدارها (alert):
در پرتال مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 امکان ثبت نام برای دریافت هشدار(alert) مرتبط با اطلاعاتی که مایل به دریافت آن در صندوق پستی (mailbox) خود هستید, وجو دارد.
شما در صورتی می توانید امکان دریافت هشدار(alert) را برای دیگر اعضای پرتال راه اندازی کنید که مجوز مدیریت لیست یا مدیریت کتابخانه (library) را داشته باشید.
می توانید برای پیگیری اخبار(Announcement) , فعالیت ها, تقویم ها و دیگر موضوعات لیست چه اطلاعات شخصی و چه موضوعات مربوط به اعضا گروه, از هشدار(alert) استفاده کنید.
برای مثال, اگر شما مدیر پروژه هستید و مجوز مدیریت لیست ها را دارید می توانید به افرادی که ممکن است تحت تاثیر تغییرات پروژه شما قرار بگیرند, هشدار(alert) ارسال کنید.
برای مثال, تیم بازاریابی در محیط کاری(workspace) خودشان از لیست اخبار (Announcement list) استفاده می کنند
زمانی که هر یک از مواردی که در زیر به آن اشاره شده اتفاق بیفتد, مدیر از هشدار (alert) برای ارسال پست الکترونیک (email) به هر یک از اعضا تیم استفاده می کند:

در اخبار (Announcement) موجود تغییری بوجود آید.

یک خبر(Announcement) جدید اضافه شود.

یک خبر(Announcement) حذف شود.
اگر شما خواستار آگاهی از تغییرات با استفاده از هشدارها (alert) هستید اما مایل نیستید بابت هر تغییر هشداری دریافت کنید, می توانید انتخاب کنید کدام تغییرات به اطلاع شما برسد و یا اینکه خلاصه ای از تغییرات را به صورت روزانه یا هفتگی دریافت کنید.

کاربرد RSS Feed ها:
تکنولوژی RSS به خواننده این امکان را می دهد که آخرین تغییرات سایت های مختلف را در یک محل مثل یک صفحه مرورگر و یا یک پوشه پست الکترونیک, جمع آوری کند.
همزمان با بازدید از یک لیست یا کتابخانه اسناد (Document library) , امکان عضویت در RSS feed ها وجود دارد. RSS feed شامل عناوین و دیگر خصوصیات اسناد یا لیست هائی است که اخیرا به روز شده اند.افراد می توانند برای مشاهده موضوعات مورد علاقه, بر روی عنوان آن در RSS feed کلیلک کنند.

گروه ها (group) و مجوزهای دسترسی (permission) به سایت

مجوزهائی که شما به سایت مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 دارید, تعیین کننده امکان دسترسی شما به سایت و نوع بهره برداری از مندرجات آن است. شما می توانید مجوزهای دسترسی متفاوتی برای سایت های مختلف و سایت های زیر مجموعه آن داشته باشید. شما می توانید حتی برای محتویات گوناگون روی یک سایت مجوزهای دسترسی متفاوتی داشته باشید. مطالب و انتخاب هائی (option) که شما روی یک سایت دارید متناسب با مجوزی که به شما واگذار شده, متفاوت خواهد بود.
صاحب پرتال معمولا به وسیله افزودن شما به گروه sharepoint مثلا گروه بازدید کنندگان (Visitor) به شما مجوز دسترسی به سایت را اعطا می کند
پس از عضویت در گروه, مجوزها و سطوح دسترسی شما به مندرجات سایت در حد مجوزی که به گروه داده شده, خواهد بود.
مجوزهای دسترسی در چه سطحی به شما داده شده است:
هنگام دسترسی به پرتال sharepoint متناسب با میزان دسترسی که به شما داده شده با تجاربی مواجه خواهید شد که در ادامه به آن ها اشاره شده: تجارب شما طبق مجوز دسترسی که صاحب سایت به شما تخصیص داده, متفاوت خواهد بود.
شما مجور خواندن (Read) دارید:
اگر بتوانید از سایت دیدن کنید اما قادر نباشید محتویات و اسناد (document) آن را تغییر دهید, شما جزء گروه بازدیدکنندگان(Visitor) بوده و مجوزی در سطح خواندن (Read permission) دارید.
شما مجوز همکاری (Contribute) دارید:
اگر بتوانید از سایت دیدن کرده و محتویات آن را تغیر دهید اما این تغییرات به سایت اعمال نشود, شما عضو گروه اعضا (member) بوده و مجوزی در سطح همکاری (Contribute) دارید.
شما مجوز حداکثر کنترل (Full Control) دارید:
اگر توانایی تغییر دادن مندرجات و تنظیمات روی سایت را داشته باشید, شما عضو گروه صاحبان سایت (owner) بوده و مجوزی در سطح حداکثر کنترل (Full control) دارید. یکی از وظائف معمول صاحب پرتال, مدیریت مجوزها (permission) است.
شما مجوز دسترسی به سایت را ندارید:
اگر هنگام تلاش برای دسترسی به سایت با پیغام:Access Denied روبرو شدید, شما مجوز لازم برای دیدن سایت را ندارید.قسمت درخواست دسترسی (Request access) را کلیک کرده و مجوز لازم را از صاحب سایت درخواست کنید.
درخواست دسترسی(Request access) یک قابلیت اختیاری در پورتال sharepoint است.اگر این قابلیت فعال باشد, شما می توانید تقاضای دسترسی به پرتال را داشته باشید.
مدیریت مجوزهای دسترسی به سایت:
به عنوان گروه صاحبان سایت (owner) این شما هستید که سطح دسترسی کاربران به سایت را تعیین می کنید. شما می توانید امکان دسترسی افراد به همه قسمت های سایت و یا اطلاعات بخصوص از سایت مثل یک لیست و یا حتی یک فایل را بدهید.
واگذاری سطوح دسترسی به موارد بخصوص می تواند بدون محدودیت دسترسی به دیگر قسمت های سایت,به شما در حفاظت از مندرجات حساس مثل متن قراردادها یا اطلاعات بودجه و هزینه کمک کند.
گروه های sharepoint و سطوح دسترسی می تواند به شما در مدیریت دسترسی به پرتال کمک کند. شما می توانید افراد را به گروه های sharepoint اضافه کرده و به آن ها مجوزهای دسترسی به سایت,اعطا کنید.
به صورت پیش فرض, لیست ها, کتابخانه ها (library) و اسناد,مجوزهای دسترسی را از سایت های مادر (parent site) ارث می برند, با این حال شما می توانید به بخش هائی مثل سایت های زیر مجموعه, کتابخانه ها (library) و یا حتی فایل ها , مجوزهای دسترسی منحصر بفردی را در پایین ترین سطح واگذار کنید.
گروه های sharepoint
هر سایت, به همراه مجموعه گروه های sharepoint از پیش تعریف شده مثل گروه صاحبان سایت, بوجود می آید.
نام هر گروه sharepoint با نام سایت مطابقت دارد.برای مثال, اگر نام سایت,بازاریابی (marketing) باشد,گروه, صاحبان بازاریابی (marketing owner) نام خواهد گرفت. شما می توانید افراد را به این گروه ها اضافه کنید.بنابراین شما می توانید به جای تخصیص مجوز به تک تک کاربران, مجوز را به گروه بدهید.
ممکن است بخواهید به یک گروه ویژه نسبت به دیگر اعضا آزادی عمل بیشتری داده یا یالعکس محدودیت دسترسی بیشتری قائل شوید.برای مثال, اگر شما یک گروه از مدیران بازاریابی داشته باشید که اغلب presentation های محرمانه ارائه می دهند, ممکن است بخواهید یک گروه برای مدیران بازاریابی بسازید که بتواند اطلاعاتی را که برای دیگر کاربران سایت ممنوع شده است, به اشتراک بگذارند.

شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace

شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace: پورتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 دو نوع workspace را برای شما فراهم می کند. Document Workspace امکان تشریک مساعی افراد بر روی اسناد نیمه تمام و Meeting Workspace امکان جمع آوری اطلاعات مرتبط با قرارملاقات ها و اسناد و مطالب را در یک مکان مرکزی فراهم می کند.
افراد تیم بازاریابی از هر دو نوع Document Workspace و Meeting Workspace استفاده می کنند. برای مثال, دو عضو یک گروه به صورت همزمان به تحلیل اطلاعات در مورد یک نظرسنجی که شرکت مدیریت آن را به عهده دارد, خواهند پرداخت.
اعضای این تیم یک نمونه مقدماتی از طرح به همراه مطالبی که قرار است ارائه شود را در یک Document Workspace ذخیره می کنند. دلیل اینکه آنها از یک Document Workspace به جای کتابخانه اسناد (Document Library) استفاده می کنند این است که آنها نمی خواهند تا زمانی که فرصتی برای تحلیل کامل داده ها داشته باشند, اسناد نیمه تمام شان را در دسترس دیگران قرار دهند.
معمولا در یک کتابخانه اسناد (Document Library) به صورت پیش فرض اجازه دسترسی به تعداد افراد زیادی داده می شود اما Document Workspace ها طوری تنظیم شده اند که اجازه دیدن مطالب آنها تنها به افراد خاص داده خواهد شد.
افراد تیم بازاریابی همچنین از Meeting Workspace ها استفاده می کنند.آنها مخصوصا از Decision Meeting Workspace ها برای ارسال و پست تصمیماتی که در گروه گرفته می شود, استفاده می کنند.
Decision Meeting Workspaceمکانی برای ثبت آخرین تصمیمات از قبیل اطلاعاتی در مورد قرار ملاقات ها و جائی که تصمیمات اخذ شده, است.
تیم بازاریابی همچنین از Multipage Meeting Workspace برای پست اطلاعات در مورد قرار ملاقات های سالیانه شرکت استفاده می کنند.دلیل انتخاب این نوع Workspace این است که آنها می دانند برای ثبت همه اطلاعات و رویدادها به دو صفحه دیگر نیاز خواهند داشت.


Document Workspace:
Document Workspace یک کتابخانه اسناد را برای ذخیره اسناد ابتدائی و فایل های جانبی فراهم می کند. لیستی از وظائف برای تخصیص موارد در دست اجرا, لیستی از لینک ها برای فهرست بندی منابعی که مرتبط با اسناد است, یک لیست اعضا که نشان می دهد چه کسی به سایت دسترسی دارد
اگر به هر دلیلی اسناد یا مطالب مرتبط با آن ها مثل فعالیت ها, اهداف و دیگر موارد بهم ریخته و نامنظم باشند یک سایت Document Workspace می تواند به شما در نگهداری آنها در یک مکان کمک کند.
پورتال Sharepoint برای به اشتراک گذاری و به روزرسانی فایل ها , مطلع کردن افراد در مورد وضعیت فایل هایشان ابزارهائی را فراهم کرده است.
به عنوان عضو یک Document Workspace شما امکان اضافه کردن و ویرایش اسناد, اضافه کردن و ویرایش فعالیت های مرتبط, امکان ایجاد هشدارهای پستی (email alert) برای خودتان و دیگراعضا Workspace , امکان اضافه کردن اخبار (announcement) و لینک هائی با اطلاعات مرتبط را خواهید داشت.
هنگامی که شما یک Document Workspace ایجاد می کنید, می توانید فورا از آن استفاده کنید, لیست ها و کتابخانه های دیگر به آن بیفزائید و یا سایت را با توجه به نیازهای بخصوص مطابق سلیقه خود شخصی سازی کنید.
اگر شما با ارسال یک پست الکترونیکی (email) از نرم افزارمایکروسافت آفیس اوت لوک2007 یک Document Workspace راه اندازی کنید افرادی که نام آن ها در خطوط To و Cc پیام شما قرار دارد به صورت خودکار به اعضا سایت شما اضافه خواهند شد.
اگر از روش متفاوت دیگری برای ایجاد یک workspace استفاده کنید, می توانید افراد دیگر را بعد از ایجاد سایت به لیست اعضا اضافه کنید.

یک Document Workspace را می توان به طرق زیر ایجاد کرد:
روش اول: از طریق مقطع کاری مدیریت اسناد (Document Management task pane) :
شما می توانید در هنگام کار با هر یک از برنامه های مایکروسافت آفیس 2007 مثل ورد, اکسل, پاورپوینت یا ویزیو یک Document Workspace ایجاد کنید. اگر شما در حال حاضر بر روی یک فایل کار می کنید و می خواهید بدون اینکه برنامه را ترک کنید یک Workspace بوجود آورید, این روش مناسب شماست.
روش دوم:از طریق ارسال پست الکترونیک (email):
شما می توانید یک Document Workspace ایجاد کنید هنگامیکه یک فایل را به عنوان ضمیمه به اشتراک گذاشته شده در یک پیام ارسال می کنید. به عنوان فرستنده ضمیمه به اشتراک گذاشته شده شما مدیرWorkspace می شوید.همه گیرندگان پیام عضو Document Workspace می شوند جائی که به آنها با سهیم شدن در سایت مجوز دسترسی داده خواهد شد. اگرشما می خواهید ایجادWorkspace و دعوت اعضا به سایت را با هم تلفیق کنید ازاین روش استفاده کنید.
روش سوم: توسط یک سند که در حال حاضر در یک کتابخانه اسناد(Document library) موجود است:
اگر فایل شما در یک کتابخانه که روی یک سایت Sharepoint وجود دارد, ذخیره است از این روش استفاده کنید. همانطورکه شما می توانید فایلی که روی Document Workspace است تغییر دهید,می توانید همزمان کپی اولیه آن فایل درکتابخانه را هم با تغییرات به روزرسانی کنید.
روش چهارم: از طریق سایت sharepoint:
اگر فایل شما در حال حاضر بر روی یک کتابخانه در سایت Sharepoint ذخیره شده است استفاده از این روش به شما پیشنهاد می شود.هنگامی که شما از این روش یک Document Workspace ایجاد می کنید, امکان تنظیمات ابتدائی بیشتری مثل تعاریف و مجوزهای دسترسی افراد و آخرین بخش آدرس وب workspace ,نسبت به روش های دیگر خواهید داشت.
Meeting Worksapce:
Meeting Worksapce سایتی است که شما می توانید اطلاعات و مطالب مربوط به یک یا چند قرار ملاقات را در آن جمع آوری کنید.
برای جمع آوری اطلاعات قرار ملاقات ها مثل دستور جلسات, اسناد مرتبط , اهداف و فعالیت ها که اغلب بهم ریخته هستند, یک Meeting Workspace می تواند به شما کمک کند که همه آنها را در یک مکان نگهداری کنید
خواه شما مدیر یک پروژه یکساله همراه با جلسات دوره ای باشید یا مدیر طراحی یک طرح کوتاه مدت, Meeting Workspaceمکانی فراهم می کند تا همکاران شما برای به روز کردن اطلاعات جلسه به آنجا بروند.

مدیریت محتوای سازمانی توسط Sharepoint

در آمدی بر مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) توسط Sharepoint:
در چند دهه اخیر بواسطه ظهور کامپیوترها و محصولات نرم افزاری متنوع امکان ایجاد محتویات سازمانی گوناگون از قیبل اسناد(document) , کاربرگ ها(worksheet) , اسلایدهای نمایشی(presentation) , پیغام های پست الکترونیک(email messages) ,ویدئوها و صفحات وب, بسیار ساده تر از گذشته شده است. این سادگی به ایجاد حجم عظیمی داده غیر ساخت یافته در سازمان منتج شده است که بایستی توسط سازمان اداره شود.ضمنا به دلیل اینکه این محتویات اغلب به روشی منسجم ساماندهی و مدیریت نشده اند, برای کارمندان غیر قابل استفاده هستند. در نتیجه پیشرفت بهره وری کارکنان, کارائی فرآیندها و قابلیت های ارتباط با مشتری به حداقل خواهد رسید.
مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) و چرخه حیات محتویات:
مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) موجود در Sharepoint به سازمان شما در غلبه کردن به چالش هائی که در ارتباط با محتویات ساخت نیافته و جود دارد, کمک خواهد کرد. برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 یک بخش مرکزی از راهکار مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) است که موجب توسعه امکان مدیریت محتویات در سازمان به روشی منسجم و توسط ابزارهای آشنائی مثل ابزارهای مایکروسافت آفیس, شده است.
راهکارهای مایکروسافت مدیریت محتوای سازمانی( ای سی ام) توانائی مدیریت همه مراحل چرخه حیات محتویات از ایجاد تا ویرایش, همکاری و اتمام آن بر روی یک زیر ساخت یکسان واحد را فراهم می کند.
برای دستیابی به اهدافی که در ادامه به آن ها اشاره شده از قابلیت های مدیریت محتویات سازمانی موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 استفاده کنید:
• مدیریت انواع مختلف محتوا:
در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت اسناد(Document Management) وجود دارد که می تواند در ادغام محتویات گوناگون, از چندین مکان مختلف به یک مخزن اطلاعاتی مرکزی که در آن محتویات به شیوه ای سازگار با یکدیگر طبقه بندی شده اند, به سازمان شما کمک کند. قابلیت های جستجوی یکپارچه موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 می تواند در یافتن, به اشتراک گذاری و استفاده از این اسناد به افراد کمک کند.
قابلیت مدیریت اسناد(Document Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 از اطلاعات شما در برابر دسترسی های غیر مجاز محافظت خواهد کرد. ابزارهای تعاملی مثل چرخه های کاری(workflow) به افراد در بالا بردن کیفیت همکاری در هنگام ایجاد, بازبینی و تایید اسناد(document) به شیوه ای ساخت یافته کمک خواهد کرد.
سیستم مدیریت اسناد(Document Management) یک سیستم الکترونیکی برای تسهیل امور سازمانی است.یکی از اهداف سیستم مدیریت اسناد(Document Management) حصول اطمینان از تحقق این امر است که دسترسی به اسناد الکترونیکی در هر زمان امکان پذیر باشد.
• تامین نیازهای حقوقی:
در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت سوابق (Record Management) وجود دارد که می تواند در ذخیره سازی و محافظت از جدیدترین وضعیت سوابق تجاری به سازمان شما کمک کند. جهت حصول اطمینان از تحقق این امر که آیا سوابق(record) از قوانین و خط مشی های تجاری سازمان تبعیت می کنند یا خیر و یا توجه به این نکته که آیا مدت زمان نگهداری سوابق مناسب بوده یا خیر, می توانید سیاست های انقضاء(expiration policies) را به اسناد اعمال کنید.
با بررسی موارد اینچینی احتمال ریسک سازمان در موارد قانونی به حداقل رسیده و بازرسان داخلی و خارجی سازمان در اثبات صحت سوابق با مشکل کمتری برخورد خواهند کرد. اهمیت نگهداری سوابق محرمانه سازمان در محلی امن نادیده گرفته نشده است.
• کاراتر کردن مدیریت چندین وب سایت:
در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) وجود دارد که بواسطه وجود ابزارهای نگارشی و فرآیندهای تایید(approval process) می تواند در انتشار(publish) صفحات وب به افراد کمک کند. دیگر نیازی به همراهی گروه تکنولوژی اطلاعات(IT) نخواهد بود چراکه افراد می تواننند به سادگی آپلود اسناد و مطالب به وب سایت را به عهده بگیرند.
با وجود الگو(template) های موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 که خود شامل الگوهای صفحات اصلی(master page) و قالب بندی صفحات(page layout) است, سازگاری صفحات وب سایت با یکدیگر تضمین خواهد شد. آفیس Sharepoint سرور 2007 استقرار و مدیریت یک زیر ساخت واحد برای اینترانت(Intranet) , اکسترانت ,(extranet)سایت های اینترنتی و سایت های چند زبانه(multilingual) را به سازمان شما پیشنهاد می کند.
برای اینکه با قابلیت های مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) بیشتر آشنا شوید به ادامه مقاله مراجعه کنید.

مدیریت محتوای وب توسط آفیس Sharepoint

مدیریت محتوای وب(Web Content Management) توسط آفیس Sharepoint:

چنانچه درصدد برقراری ارتباطات موثرتر با کارکنان, شرکا و مشتریان هستید, قابلیت های مدیریت محتوای وب(Web Content Management) ارائه شده توسط آفیس Sharepoint سرور 2007 را دست کم نگیرید.

آفیس Sharepoint سرور 2007 با ساده کردن روش های ایجاد, تایید و انتشار(publish) محتویات وب توانسته سرعت انتشار اطلاعات به محیط هائی چون اینترانت(Intranet) , اکسترانت(extranet) و دیگر سایت های اینترنتی را بالا برده و در عین حال سازگاری محتویات سایت ها با یکدیگر را حفظ نماید.

مدیریت محتوای وب(Web Content Management) چیست؟

به منظور ایجاد, انتشار(publish) و کنترل مجموعه عظیم و در حال تغییر(dynamic) اطلاعات می توانید از قابلیت های مدیریت محتوای وب(Web Content Management) که خود یک بخش از قابلیت مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) است, استفاده کنید.

آفیس Sharepoint سرور 2007 با وجود قابلیت مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) می تواند در هرچه ساده تر کردن و موثرتر کردن عملیات ایجاد و انتشار(publish) سایت های وب, به شما کمک کند.

اعضای گروه بازاریابی برای ایجاد سایت های چند زبانه و جذب مشتریان جهانی از مزیت های گوناگون مدیریت محتوای وب(Web Content Management) بهره می گیرند.

آفیس Sharepoint سرور 2007 یکسانی ساختار این سایت ها را با دیگر صفحات سایت های زیر مجموعه تضمین می کند. اگر صاحب(owner) سایت بازاریابی بخواهد یک صفحه جدید به سایت اصلی اضافه کند, علاوه بر اینکه زبان محتویات منتشر شده به همان صورت حفظ می شود, به صورت اتومات یک صفحه با همین مشخصات به سایت های جهانی افزوده خواهد شد.

امکاناتی که در صورت استفاده از مزایای مدیریت محتوای وب(Web Content Management) با آن روبرو خواهید شد:

• مدیریت محتویات گوناگون برای استفاده در وسائل(device) مختلف.

• انتشار(publish) محتویات به اینترانت(Intranet) , اکسترانت (extranet) و سایت های اینترنتی

• وجود یک محیط WYSISYG , در این محیط امکان ویرایش مستقیم متون و تصاویر توسط مولفان وجود داشته و برای تغییرات, بازخورد عینی و فوری پیش بینی شده است.

• می توانید برای تبدیل فایل های word 2007 , InfoPath و XML از مبدل سند(Document Converter) استفاده کنید.

• برای تضمین اینکه محتویات, پیش از انتشار(publish) مرور خواهند شد, می توانید یک فرِآیند تایید(Approval process) بر پا کنید.

جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) می توانید به مقاله های دیگر این سایت مراجعه کنید.

لزوم استفاده از سیستم مدیریت محتوای وب(Web Content Management) :

مزایای مدیریت محتوای وب(Web Content Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 به سازمان شما کمک می کند تا:

• نوشتن و انتشار(publish) محتویات, ساده تر و سریعتر انجام شود:

با توجه به وجود ابزارهای نگارشی ساده و چرخه های کاری(workflow) یکپارچه, گروه های تجاری می توانند با کمترین نیاز به درگیری گروه های تکنولوژی اطلاعات(IT) , خود به نوشتن و انتشار محتویات وب اقدام کنند.

به منظور تایید محتویات, پیش از انتشار و یا پیگیری روال انتشار یک مطلب, می توان از چرخه های کاری تایید(Approval workflow) استفاده کرد. آفیس Sharepoint سرور 2007 با ارائه قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) در دست کاربران و صاحبان(owner) سایت به آن ها در صرفه جویی از وقت و استفاده بهینه از منابع, کمک کرده و امکان کنترل بیشتر بر روی محتویات را فراهم می کند.

همانند دیگر برنامه های واژه پرداز مثل برنامه word , ابزارهای ویرایشی(Editing tool) ای در برنامه مدیریت محتوای وب(Web Content Management) وجود دارد که ایجاد محتویات را بسیار ساده تر کرده است.

• هنگام گشت و گذار در سایت ها, سازگاری میان ساختار حفظ خواهد شد:

به دلیل وجود الگوی صفحات اصلی(master page) و امکان تعیین یکباره قالب بندی باقی صفحات(page layout) ,سازگاری و همانندی سایت ها با یکدیگر به راحتی امکان پذیر است. این قابلیت موجب می شود تا مولفان به جای اینکه وقت خود را صرف شکل ظاهری سند کنند, بر روی مندرجات آن تمرکز داشته باشند.

اگر شما قصد ارائه سند یا مطلبی را در محیطی دیگر مثلا در اینترانت(Intranet) , اکسترانت (extranet)و یا دیگر سایت های اینترنتی دارید, می توانید قالب بندی های موجود را مطابق میل خود سفارشی(customize) کرده و محتویات را با قالب دلخواه عرضه کنید.

• هزینه های پیاده سازی و مدیریت سایت کاسته خواهد شد:

هنگام ایجاد و انتشار(publish) محتویات وب می توانید از یک زیر ساخت چند لایه(multi-tier) استفاده کنید. برنامه نویسان و طراحان سایت علاوه بر تعریف قوانین انتشار محتویات, تونائی تعریف زیر مجموعه ها, نحوه پیمایش و الگوها(template) های سازمانی را نیز خواهند داشت.

نکته حائز اهمیت, پیاده سازی و مدیریت سایت ها بدون نیاز به درگیری دپارتمان تکنولوژی اطلاعات(IT) سازمان است.

دیگر مزایای سیستم کنترل اسناد(Document Management):

• تشخیص مشکلات, بواسطه قابلیت چرخه های کاری تایید (Approval Workflow)

• افزایش مهارت ها در زمینه ارتباطات شخصی و فرآیندهای گروهی

• مشارکت واقعی اعضاء در پیشبرد اهداف سازمان

• مشکل گشایی تیمی (brainstorming)

• توسعه مدیریت تیمی به شیوه ای اثر بخش