مدیریت محتوای وب توسط آفیس Sharepoint

مدیریت محتوای وب(Web Content Management) توسط آفیس Sharepoint:

چنانچه درصدد برقراری ارتباطات موثرتر با کارکنان, شرکا و مشتریان هستید, قابلیت های مدیریت محتوای وب(Web Content Management) ارائه شده توسط آفیس Sharepoint سرور 2007 را دست کم نگیرید.

آفیس Sharepoint سرور 2007 با ساده کردن روش های ایجاد, تایید و انتشار(publish) محتویات وب توانسته سرعت انتشار اطلاعات به محیط هائی چون اینترانت(Intranet) , اکسترانت(extranet) و دیگر سایت های اینترنتی را بالا برده و در عین حال سازگاری محتویات سایت ها با یکدیگر را حفظ نماید.

مدیریت محتوای وب(Web Content Management) چیست؟

به منظور ایجاد, انتشار(publish) و کنترل مجموعه عظیم و در حال تغییر(dynamic) اطلاعات می توانید از قابلیت های مدیریت محتوای وب(Web Content Management) که خود یک بخش از قابلیت مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) است, استفاده کنید.

آفیس Sharepoint سرور 2007 با وجود قابلیت مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) می تواند در هرچه ساده تر کردن و موثرتر کردن عملیات ایجاد و انتشار(publish) سایت های وب, به شما کمک کند.

اعضای گروه بازاریابی برای ایجاد سایت های چند زبانه و جذب مشتریان جهانی از مزیت های گوناگون مدیریت محتوای وب(Web Content Management) بهره می گیرند.

آفیس Sharepoint سرور 2007 یکسانی ساختار این سایت ها را با دیگر صفحات سایت های زیر مجموعه تضمین می کند. اگر صاحب(owner) سایت بازاریابی بخواهد یک صفحه جدید به سایت اصلی اضافه کند, علاوه بر اینکه زبان محتویات منتشر شده به همان صورت حفظ می شود, به صورت اتومات یک صفحه با همین مشخصات به سایت های جهانی افزوده خواهد شد.

امکاناتی که در صورت استفاده از مزایای مدیریت محتوای وب(Web Content Management) با آن روبرو خواهید شد:

• مدیریت محتویات گوناگون برای استفاده در وسائل(device) مختلف.

• انتشار(publish) محتویات به اینترانت(Intranet) , اکسترانت (extranet) و سایت های اینترنتی

• وجود یک محیط WYSISYG , در این محیط امکان ویرایش مستقیم متون و تصاویر توسط مولفان وجود داشته و برای تغییرات, بازخورد عینی و فوری پیش بینی شده است.

• می توانید برای تبدیل فایل های word 2007 , InfoPath و XML از مبدل سند(Document Converter) استفاده کنید.

• برای تضمین اینکه محتویات, پیش از انتشار(publish) مرور خواهند شد, می توانید یک فرِآیند تایید(Approval process) بر پا کنید.

جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) می توانید به مقاله های دیگر این سایت مراجعه کنید.

لزوم استفاده از سیستم مدیریت محتوای وب(Web Content Management) :

مزایای مدیریت محتوای وب(Web Content Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 به سازمان شما کمک می کند تا:

• نوشتن و انتشار(publish) محتویات, ساده تر و سریعتر انجام شود:

با توجه به وجود ابزارهای نگارشی ساده و چرخه های کاری(workflow) یکپارچه, گروه های تجاری می توانند با کمترین نیاز به درگیری گروه های تکنولوژی اطلاعات(IT) , خود به نوشتن و انتشار محتویات وب اقدام کنند.

به منظور تایید محتویات, پیش از انتشار و یا پیگیری روال انتشار یک مطلب, می توان از چرخه های کاری تایید(Approval workflow) استفاده کرد. آفیس Sharepoint سرور 2007 با ارائه قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) در دست کاربران و صاحبان(owner) سایت به آن ها در صرفه جویی از وقت و استفاده بهینه از منابع, کمک کرده و امکان کنترل بیشتر بر روی محتویات را فراهم می کند.

همانند دیگر برنامه های واژه پرداز مثل برنامه word , ابزارهای ویرایشی(Editing tool) ای در برنامه مدیریت محتوای وب(Web Content Management) وجود دارد که ایجاد محتویات را بسیار ساده تر کرده است.

• هنگام گشت و گذار در سایت ها, سازگاری میان ساختار حفظ خواهد شد:

به دلیل وجود الگوی صفحات اصلی(master page) و امکان تعیین یکباره قالب بندی باقی صفحات(page layout) ,سازگاری و همانندی سایت ها با یکدیگر به راحتی امکان پذیر است. این قابلیت موجب می شود تا مولفان به جای اینکه وقت خود را صرف شکل ظاهری سند کنند, بر روی مندرجات آن تمرکز داشته باشند.

اگر شما قصد ارائه سند یا مطلبی را در محیطی دیگر مثلا در اینترانت(Intranet) , اکسترانت (extranet)و یا دیگر سایت های اینترنتی دارید, می توانید قالب بندی های موجود را مطابق میل خود سفارشی(customize) کرده و محتویات را با قالب دلخواه عرضه کنید.

• هزینه های پیاده سازی و مدیریت سایت کاسته خواهد شد:

هنگام ایجاد و انتشار(publish) محتویات وب می توانید از یک زیر ساخت چند لایه(multi-tier) استفاده کنید. برنامه نویسان و طراحان سایت علاوه بر تعریف قوانین انتشار محتویات, تونائی تعریف زیر مجموعه ها, نحوه پیمایش و الگوها(template) های سازمانی را نیز خواهند داشت.

نکته حائز اهمیت, پیاده سازی و مدیریت سایت ها بدون نیاز به درگیری دپارتمان تکنولوژی اطلاعات(IT) سازمان است.

دیگر مزایای سیستم کنترل اسناد(Document Management):

• تشخیص مشکلات, بواسطه قابلیت چرخه های کاری تایید (Approval Workflow)

• افزایش مهارت ها در زمینه ارتباطات شخصی و فرآیندهای گروهی

• مشارکت واقعی اعضاء در پیشبرد اهداف سازمان

• مشکل گشایی تیمی (brainstorming)

• توسعه مدیریت تیمی به شیوه ای اثر بخش